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Die elektronische Datenverarbeitung hat sich in den letzten Jahren erheblich ausgeweitet und an Bedeutung gewonnen. Die früher bestimmenden Mainframe-Computer wurden teilweise durch Minicomputer ergänzt oder ganz verdrängt. Jetzt werden beide zunehmend durch PC-Netze im Client-Server-Betrieb ersetzt. Dieser Vorgang ist jedoch noch nicht abgeschlossen.
Wir haben heute eine Situation erreicht, in der Computer wesentliche Teile betrieblicher Abläufe steuern oder automatisch ausführen können. Computer sind bisher dazu eingesetzt worden, die bestehenden Abläufe zu unterstützen. Es zeigt sich jedoch, daß eine erheblich höhere Effizienz erreichbar ist, wenn man die innerbetrieblichen Strukturen den neuen Gegebenheiten anpaßt. Ein Beispiel:
In einer klassischen Organisationsstruktur wird ein Vorgang in Form einer Papierakte durch mehrere Abteilungen gereicht, die jeweils einen Teil zur Erledigung beitragen. Der Vorteil war, daß in jeder Abteilung Spezialisten ihren Teil des Vorgangs optimal erledigen konnten.
Heute ist es mit Hilfe von Computern jedoch möglich, daß ein einzelner Mitarbeiter den gesamten Vorgang erledigt, weil die Teilprozesse schon in geeigneten Computerprogrammen vorprogrammiert sind und die Abläufe automatisiert oder teilautomatisiert sein können.
Außer der höheren Produktivität (mehr Leistung mit weniger Arbeitskräften) ergibt sich daraus auch noch eine erhebliche Beschleunigung. Vorgänge, die bisher Tage oder Wochen dauerten, können jetzt mit Computerunterstützung in Minuten erledigt werden. Die rasche Erledigung hat auch für alle Geschäftspartner offensichtliche Vorteile.
Ein anderer Aspekt dieser Entwicklung ist die Abflachung der Leitungspyramide. In größeren Unternehmen konnten aufgrund besserer, elektronischer Kommunikation ganze Leitungsebenen im Bereich des mittleren Management entfernt werden, was wiederum zusätzlich indirekte Vorteile durch bessere, transparentere und schnellere Kommunikation mit sich bringt.
Ein Produkt, das auf PC-Netzen läuft und diese Entwicklung wie kein anderes vorangetrieben hat, ist Lotus Notes. Es ermöglicht eine rasche, bequeme, preiswerte und weltweite Kommunikation und läßt sich durch Programmierung so einrichten, daß betriebliche Kommunikationsprozesse ganz oder teilweise automatisch abgewickelt werden. Es erreicht damit bereits eine Funktionalität, die sonst nur noch von speziellen Workflow-Systemen geleistet wird.
Angesichts dieser Möglichkeiten ist es unvorteilhaft und auf die Dauer nicht wettbewerbsfähig, die alte Organisationsstruktur beizubehalten und lediglich durch Computer zu unterstützen. Dies ist einer der Grundgedanken des Business Process Re-Engineering.
Voraussetzung für alle diese technischen Einrichtungen ist ein leistungsfähiges PC-Netz. Die meisten Unternehmen verfügen heute darüber, jedoch werden oft veraltete Technologien und Methoden verwendet und moderne, effiziente Möglichkeiten nicht genutzt, obwohl diese bei genauerer wirtschaftlicher Betrachtung eigentlich genutzt werden müßten.
Die Gründe für das oft weite Zurückbleiben hinter dem Stand der Technik sind vielfältig. Der häufigste Grund ist wohl Unkenntnis im Zusammenhang mit Selbstüberschätzung, die vielleicht darauf basiert, daß die heutigen Betriebssysteme von einem Laien mit Grundkenntnissen installiert werden können und bereits Grundfunktionen des Netzbetriebs enthalten. Daraus resultiert dann der Irrglaube, daß Expertenwissen nicht mehr benötigt wird. In Wirklichkeit ist das Expertenwissen jedoch nach wie vor genau so wertvoll, nur heute auf einer höheren Ebene, die von vielen noch nicht gesehen wird.
Ein zweiter Grund ist die Befürchtung, mit unreifer, unzuverlässiger Technologie zu arbeiten, wenn man sich zu weit nach vorn wagt. Diese Befürchtung ist in Grenzen berechtigt, wird aber weit übertrieben. Der Consultant kann aufgrund seiner Kenntnisse und Informationen besser entscheiden, ob eine neue Technologie genügend stabil ist oder ob es wirklich zweckmäßig ist, noch abzuwarten.
Eine weitere Ursache für technischen Rückstand ist die verbreitete Unfähigkeit, mit dem raschen technischen Fortschritt überhaupt Schritt zu halten. Es entsteht einerseits eine Unsicherheit, wenn man Jahr für Jahr mit deutlich fortgeschrittenen Technologien konfrontiert wird und andererseits der Eindruck, daß sich manche Probleme durch bloßes Abwarten von alleine lösen. Darin steckt zwar ein Körnchen Wahrheit, allerdings gibt es auch beim Abwarten ein Optimum. Wartet man zu lange, dann wachsen die Nachteile rasch, z.B. Mitarbeiter, die auf einem veralteten Kenntnisstand stehengeblieben sind, Verunsicherung und Überforderung durch Rundumschläge bei der verspäteten Systemerneuerung und Inkompatibilität mit anderen, die den Stand der Technik rascher nutzen. Der fundamentale Nachteil des Wartens ist jedoch, daß man verfügbare Hochleistungstechnologien nicht nutzt.
Und noch ein Hinweis—es ist besser, dann zu modernisieren, wenn es dem Unternehmen gut geht und Zeit und Geld verfügbar sind. Wer wartet, bis andere durch Technologieeinsatz den Konkurrenzdruck verschärfen, der findet sich leicht in einer Krisensituation wieder, in der die Mittel knapp werden und die Flucht nach vorn nicht mehr ohne Opfer möglich ist.
Ein Problem, mit dem wir sehr direkt zu kämpfen haben, ist, daß viele Unternehmen versuchen, moderne Netztechnologien ausschließlich durch angestellte Mitarbeiter zu bewältigen. Vordergründig geschieht dies, um den „teuren“ Consultant einzusparen (der in Wirklichkeit oft ein außerordentlich günstiges Leistungs-Preis-Verhältnis hat). Nach unserer Erfahrung gelingt es jedoch insbesondere in mittelständischen Unternehmen nur selten wirklich zufriedenstellend. Ein Mensch mit breitem technischem Überblick, umfassendem Expertenwissen und Erfahrungen mit einer Vielzahl verschiedener Projekte würde diese Fähigkeiten verlieren, wenn er im Betrieb über Jahre hinweg nur noch an einer konkreten Aufgabe arbeiten müßte und dürfte. Er wird sich daher von vornherein als Angestellter nicht zur Verfügung stellen.
Weil der Angestellte nicht auf die Erfahrung aus dem Aufbau vieler Projekte mit verschiedensten Anforderungen zurückblicken kann, „verrennt“ er sich bei der Planung neuer Projekte leicht in eine der Einbahnstraßen, die er zufällig kennt, die aber keineswegs optimal ist. Wird das Projekt jedoch sorgfältig von einem strategisch und technisch erfahrenen Consultant geplant und geführt, dann sind andererseits fest angestellte Mitarbeiter nach geeigneter Schulung gut in der Lage, ein sorgfältig installiertes Computersystem auf hohem Niveau weiterzubetreiben. Der Consultant wird erst wieder beim nächsten Technologie-Schritt benötigt.
Ein weiteres Problem ist, daß fest angestellte Mitarbeiter, auch und besonders auf höheren Leitungsebenen, häufig erheblichen Widerstand gegen den Einsatz externer Consultants leisten. Sie befürchten (a), daß der Consultant ihre Fehler aufdeckt, und (b), daß der Consultant ihnen Systeme aufzwingt, die sie nicht verstehen oder die ihnen zumindest zusätzliches Lernen abverlangen.
In Wahrheit kann ein erfahrener Consultant den Kenntnisstand von Mitarbeitern in diesem Bereich aus vielfacher Erfahrung sehr realistisch einschätzen und wird nur in seltenen, extremen Ausnahmefällen, wie z.B. bei aufgedeckter Wirtschaftskriminalität, wirklich zu einer „Gefahr“ für den angestellten Mitarbeiter. Der Consultant weiß, daß er ohne die Unterstützung der Mitarbeiter sein Ziel kaum erreichen kann. Umgekehrt bietet die Zusammenarbeit mit einem externen Consultant dem angestellten Mitarbeiter die Chance, etwas zu lernen und ein erhebliches Arbeitspensum in kurzer Zeit ohne übermäßige eigene Belastung erledigt zu bekommen. Ein gelungenes Projekt wird von allen Beteiligten als Vorteil empfunden. Offenheit und Vertrauen ist für alle die beste Strategie.
Ein modernes PC-Netz hat eine Reihe von Eigenschaften, die zu seiner hohen Verfügbarkeit und Leistungsfähigkeit beitragen. Es fängt schon bei der Verkabelung an. Wählt man eine ungünstige Technik, dann ist das Resultat ein Netz, das bei jedem Wackelkontakt insgesamt zusammenbricht (z.B. Ethernet-Koaxialverkabelung).
Auf vielen Netzen wird jedes Software-Upgrade dadurch gemacht, daß ein Mitarbeiter von PC zu PC läuft, was zu einer überhöhten Anzahl von Support-Mitarbeitern führt. Oft ist eine ganze Reihe weiterer Probleme nicht zufriedenstellend gelöst, wie z.B. Server-Sicherheit, Server-Leistung, Zuverlässigkeit der Arbeitsstationen, effektive Arbeitsgeschwindigkeit der Arbeitsstationen, Datensicherung, rasche Wiederherstellung auch einzelner Dateien aus der Sicherung, geordneter Datenzugriff aus der Arbeitsgruppe, Archivierung u.v.a.m.
Viele Unternehmen täuschen sich über die wahren Support-Kosten hinweg, indem sie geflissentlich ihre vielen „inoffiziellen Support-Mitarbeiter“ nicht mitzählen, die von ihren Mitarbeitern als lokale PC-Experten benutzt werden. Diese Mitarbeiter genießen oft mit Recht das höhere Ansehen, das ihnen zuteil wird, und sind sehr hilfsbereit. Es handelt sich typischerweise um intelligente, hoch bezahlte Arbeitskräfte. Der Haken bei der Sache ist, daß diese Art von PC-Support von der eigentlichen Arbeitszeit abgeht. Der Mitarbeiter denkt womöglich mehr über Computerprobleme nach als über seine eigentlichen Aufgaben. Die Folge ist eine schleichende, schwer zu durchschauende Minderung des Gesamtergebnisses.
Ich bin immer wieder fassungslos, wenn ich vor einem Netz mit vielen Arbeitsstationen stehe, die wegen bestimmter Fehler alle nur einen Bruchteil der normalen Leistung bringen, mit denen aber oft seit Jahren so gearbeitet wurde (nur um den Consultant zu sparen?). Die Kosten der Minderung der Arbeitsleistung sind oft weit höher als die für einen Consultant. Man kann sie ausrechnen, indem man die Arbeitsplatzkosten mit der zusätzlichen Wartezeit multipliziert. Aber das ist noch nicht die ganze Wahrheit, weil die so berechneten Kosten weder die psychische Belastung des Mitarbeiters durch unnötiges Warten noch alle anderen Folgekosten enthält.
Die technischen Fehler selbst sind durchaus verständlich, wenn ein Netz von unerfahrenen Mitarbeitern eingerichtet wurde, denn wir wissen alle, daß moderne Software- und Hardwaresysteme voller Eigenarten und versteckter Probleme stecken. Diese sind manchmal nicht leicht durchschaubar und lassen sich, wenn sie überhaupt erkannt werden, entweder durch Probieren und viel Glück oder mit umfangreichen Informationen und fundiertem Expertenwissen lösen. Dem unerfahrenen Mitarbeiter selbst kann kaum ein Vorwurf gemacht werden, es sei denn, er hätte sich zu Unrecht als erfahrener Netzfachmann ausgegeben.
![[Foto Netz]](images/wan.jpg)
Führende mittlere und große Unternehmen und Institutionen verwenden weltweit das von uns hergestellte RSU-System (Remote Software Update) für die zentralisierte Software-Installation und sparen dadurch Stellen für Mitarbeiter ein, die sonst die nahezu menschenunwürdige Tätigkeit der Einzelinstallationen auf allen Arbeitsstationen ausführen müßten. Einige dieser Institutionen sind:
Arthur Andersen; BP Oil, Burroughs Wellcome, Intel, Internet Systems Limited, Lehman Brothers, McDonald’s, Merck & Co., Mobil Oil, MTU, Philip Morris, Price Waterhouse, Schering, Shell Austria AG, Standard Chartered Bank, U.S. Department of Energy
(Siehe auch die Liste einiger RSU-Lizenznehmer in unserem Profil, das Sie im Inhaltsverzeichnis finden.) Sie setzen RSU ein, weil sie sonst auf Upgrades verzichten oder mehr Support-Mitarbeiter einstellen müssten. Ein weiteres, subtiles Problem, das wir durch RSU lösen, ist die unerwünschte Parallelarbeit mit verschiedenen Programmversionen und die daraus entstehenden Inkompatibilitäten.
Wir setzten bisher RSU auf Novell-Netzen und allen DOS-basierten Netzen ein. Für Netze auf der Basis von Windows NT verwenden wir Microsofts Systems Management Server und unser Produkt RSU32. Andere Systeme (Seagate, Symantec, Intel u.a.) verwenden wir bei Eignung und auf Wunsch ebenfalls.
Unter den vielen Neuentwicklungen auf dem Gebiet der externen Kommunikation sind die folgenden besonders wichtig:
![[Foto E-Mail-Programme]](images/e-mail.jpg)
Electronic Mail (E-Mail) ist erheblich effizienter als das bisher meist verwendete Fax. Es vereint die innerbetriebliche und externe Kommunikation in einer Funktionseinheit und kann zusätzlich Mail als Fax versenden, wenn der Empfänger nicht über externes E-Mail verfügt. Da Mail nicht nur reinen Text, sondern auch beliebige Dateien und sogar Bild-, Ton- und Video-Aufzeichnungen enthalten kann, ist es unvergleichlich viel mächtiger und hat sich daher auf breiter Front durchgesetzt.
E-Mail wird heute im innerbetrieblichen Bereich sowie global weitgehend verwendet. Sie ergänzt das Telefon auf sinnvolle Weise, indem sie die beim Telefon erforderliche Gleichzeitigkeit vermeidet und indem sie Text und andere Daten überträgt, die oft zweckmäßiger sind als ein Gespräch. Zudem hat Mail noch den Vorteil der Nachweisbarkeit. Man kann Mail aufheben und hat damit ein Logbuch der Kommunikation. Wir beobachten, daß in modern ausgestatteten Betrieben E-Mail mehr und mehr zum ersten Kommunikationsmittel wird und man erst dann zum Telefon greift oder einen Besprechungstermin anberaumt, wenn das Gespräch wirklich notwendig wird. Unternehmen, die Ihren Mitarbeitern diese moderne Infrastruktur anbieten, haben einen offensichtlichen Konkurrenzvorteil durch schnellere und effizientere Entscheidungsvorgänge.
Das Internet (und etliche Dienst-Anbieter) bietet weltweite Mail-Konnektivität. Wir kennen und benutzen diese und helfen Ihnen bei der Auswahl und Installation der Komponenten.
Lotus Notes hat hervorragende Groupware-Leistungen im innerbetrieblichen Bereich. Es hat jedoch zusätzlich die Fähigkeit der Replikation, die eine hochgradig effiziente globale Kommunikation ermöglicht. Ähnliche Leistungen sind sonst nur mittels sehr teurer Standleitungen erreichbar, und selbst dann kommen andere Systeme oft nicht auf ein mit Notes vergleichbares Gesamtergebnis.
Unter Replikation versteht man, daß Notes jede Änderung in seinen Daten in regelmäßigen Abständen (z.B. jede Stunde oder jede Nacht) an andere Notes-Server weiterleitet und gleichzeitig umgekehrt von diesen alle Neueingaben und Änderungen empfängt. Das heißt, daß eine neue Information oder eine Änderung nach der nächsten Replikation auf allen verbundenen Notes-Servern vor Ort zur Verfügung steht, ohne daß eine Standleitungsverbindung zu einer Zentrale bestehen muß.
Notes enthält auch ein eigenes, mit Internet-Mail kompatibles E-Mail-System, so daß zusätzlich zu Notes kein weiteres E-Mail-System installiert zu werden braucht.
Das Internet ist ein weltweit bekanntes und verfügbares Computernetz, das sich ursprünglich aus dem militärischen, dann vorwiegend aus dem akademischen Bereich entwickelt hat. Heute ist es allgemein, auch kommerziell, nutzbar und bietet Ihnen im wesentlichen die Leistungen:
Die kommerzielle Nutzung des Internet ist sehr billig, verglichen mit herkömmlichen Weitverkehrsnetzen.
Das Internet verwendet ein Transportprotokoll, das Sie möglicherweise schon auf Ihrem eigenen PC-Netz verwenden, weil es inzwischen zum Standardprotokoll für die Windows-Vernetzung geworden ist, nämlich TCP/IP. Theoretisch könnten Sie Ihr Netz über einen Router direkt mit dem Internet verknüpfen, wenn Sie nichts dagegen haben, daß dann potentiell die ganze Welt auf Ihre Server zugreifen kann. Andere, weniger direkte Verbindungsarten verhindern einen unerwünschten Zugriff von außen.
Viele Mitarbeiter in vielen Unternehmen führen Tag für Tag Tätigkeiten aus, die sich teilweise oder ganz automatisieren ließen. Daß dies dennoch nicht geschieht, hat im wesentlichen zwei Gründe:
Hier eine kleine Fabel zur Illustration:
Ein Mann steht am Wege und sägt Holz. Ein anderer kommt vorbei und ruft ihm zu: „He, deine Säge ist ja ganz stumpf! Du mußt sie schärfen.“ Darauf der eine: „Hab’ keine Zeit—muß sägen.“
Eine Methode, diesen Teufelskreis zu durchbrechen, ist der externe Consultant, der alle Vorteile auf seiner Seite hat. Er ist kompetent, erfahren, unvoreingenommen, nicht in innerbetriebliche Rangordnungen verstrickt und nicht betriebsblind. Und er kann sich mit seiner vollen Arbeitskraft auf das Problem konzentrieren.
Wir setzen für die Ablaufautomatisierung das jeweils am besten geeignete Werkzeug ein, z.B.:
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Microsoft® ist ein Warenzeichen der Microsoft GmbH. Lotus™ ist ein Warenzeichen der Lotus GmbH. Netscape Navigator™ ist ein geschützter Name der Netscape Communications Corporation. Andere erwähnte Warenzeichen und sonstige Namen sind für den jeweiligen Eigentümer geschützt.
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